会社への出社を控えるテレワーク・リモートワークが急速に広まっていますが、旧態依然としたハンコの習慣が非出社の大きな妨げとなっています。
コロナ禍の2020年以降は、DX（デジタルトランスフォーメーション）が大いに注目され、経済産業省もその定義を下記のように定めています。
デジタル技術やツールを導入すること自体ではなく、 データやデジタル技術を使って、顧客目線で新たな価値を創出していくこと。
また、そのためにビジネスモデルや企業文化等の変革に取り組むことが重要となる。
「社内で上長の印鑑が必須なので出社しなければならない」「クライアントとの契約では捺印は常識なので訪問せざるを得ない」「役所に提出する書類に捺印をしないことはありえない」等など利用は様々ですが、物理的なハンコが人を動かしていることは確かです。
そこで急浮上してきたのが、DXによる業務の効率化ともいえる、インターネット・クラウド上で印鑑を押す、契約書を交わす電子印鑑・電子契約システムです。今回は、電子印鑑について解説します。
主なポイント
- 電子署名・印鑑の法的な効力は問題ない？
- ハンコを電子印鑑に置き換えるとどんなメリットがある？
- 利用に当たって価格・コストはどうなる？
電子署名・印鑑の法的な効力は問題ない？
従来の紙のよる契約は、双方の合意内容を書面に印鑑を押印し、取り交わして残すことで成立していました。
電子契約でも同様の証拠能力を保持していることが必要ですので、電子署名法第3条により、電子署名がなされた電子契約は押印した（紙の）契約書と同様の効力が認められることとなっています。
ココがポイント
完全性を証明するために、誰が作成したかを証明する電子署名と、いつ作成したかを証明するタイムスタンプがあります。様々な技術を組み合わせて、完全性を保持するような仕組みが考えられていますよ。
ハンコから電子印鑑導入を検討している企業には、電子印鑑・電子契約サービスを行っているGMOインターネットグループのサービス「GMO電子印鑑Agree」があります。
GMO電子印鑑Agreeとは？
東証プライム市場（旧一部）企業のGMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が運営する電子印鑑サービス「GMO電子印鑑Agree」では、紙の契約書で言うところの「実印」と「契約印」に相当する２つの電子契約、電子署名とサインを採用、法的効力のある電子契約サービスを提供しています。
契約印に相当する「電子サイン」での契約は、これから電子契約を始める企業や導入を検討している企業に適しています。
さらに法的効力の強い実印に相当する「電子署名」での契約では、第三機関である電子認証局により厳格に本人確認・発行された電子証明書によって本人性を担保でき、さらに「電子サイン」も利用可能です。より高い証拠力が必要となる契約締結に対応しています。
レベルに合わせた電子契約システムの導入で、ビジネスをスムーズに進めながらハンコから移動を伴わない電子印鑑への移行が行えます。
ハンコを電子印鑑に置き換えるとどんなメリットがある？
実際に行動を伴うハンコを電子印鑑に変更したとして、どのようなメリットがあるでしょうか？実は、下記に列記する様々な長所があります。
押印のための出社は不要ですし、最短1分で契約締結というハンコでは不可能なくらいの時間削減が行えます。
２：作業の効率化と大幅な向上
紙の契約書のように、印刷・製本・押印・郵送し、相手方の押印・返送を待つ必要がなく、 契約はクラウド上で完結するため、作業効率が大幅にアップします。 また、契約締結までのステータス確認もできるので、契約締結の漏れや遅延を防ぐことができます。
３：契約に関わる金銭的コストの削減
電子契約は印紙税の課税対象とされないので印紙税や契約締結・管理にかかるコストを大幅に削減できます。 さらに、契約者双方がクラウド上で契約を締結するため、契約書の郵送費も不要です。
４：保管の問題の解決
締結した契約書データは自動的にクラウドに保管されるため、 紙の契約書のように保管場所や保管コストに悩む心配がありません。
さらに「GMO電子印鑑Agree」は署名者の本人性を担保する方式として 「電子サイン」と「電子署名」の2つの署名タイプが使えるので、 あらゆる文書で利用できます。
利用に当たって価格・コストはどうなる？
契約内容ごとの料金表
電子サインを試しに利用したい方向けの「お試しフリー」、電子署名によるガバナンスを強化したい企業向けの「実印＆契約印プラン（電子署名＆電子サイン）」の２つがあります。
| プラン | お試しフリー | 実印＆契約印プラン （電子署名＆電子サイン） |
| 月額基本料金 | 0円 | 9,680円 |
| 送信料 契約印タイプ（電⼦署名） |
0円/文書 | 110円/文書 |
| 送信料 実印タイプ（⾝元確認済み ⾼度電⼦署名） |
- | 330円/文書 |
| 電子証明書 | - | 1枚目 無料 2枚目以降 8,800円/枚/年 |
| ユーザー数 | 1 | 無制限 |
| 署名数 | 10文書まで | 無制限 |
＊料金は税込表示
ココがポイント
プランの年間契約で、例えば印紙代・輸送費・封筒・作業コストなど約80%近いコストを削減できる可能性もあります。さらに移動に伴うウイルス感染を避ける「安全」という金額には表せないメリットは見落とせないポイントです。
商業・法人登記のオンライン申請もできる
ハンコの習慣が最も根づいていると思われる“役所”でも、少しづつ電子署名・印鑑が対応するように変わってきています。
法人設立や本店移動など提出する商業・法人登記において、改ざんされていないかを証明する電子証明書に、GMOグローバルサイン発行の電子証明書が加わったことでオンライン申請が可能になりました。
GMO電子印鑑Agreeで商業・法人登記のオンライン申請が可能に
GMOクラウドは6月15日から、電子契約サービス「GMO電子印鑑Agree」において、商業・法人登記のオンライン申請が利用可能になったと発表。
Yahoo!ニュース
まとめ
印鑑を押すために、あるいは押してもらうために会社に出社することは、もはや時間のロスだけではなく、感染リスクを抑えるセキュリティ対策にもなりつつあります。
電子印鑑を採用することで会社全体の安全性を高め、ウィズ・コロナ時代にビジネスを続けていく重要な選択肢になりえますので、慎重に検討してみてはいかがでしょう。
記事作成者プロフィール
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株式会社ストレン 社長
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広島市出身,早稲田大学商学部卒
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