DXで出社不要！リモートワークに欠かせない電子印鑑とは？ ～法的に有効で法人登記もできる～

会社への出社を控えるテレワーク・リモートワークが急速に広まっていますが、旧態依然としたハンコの習慣が非出社の大きな妨げとなっています。
コロナ禍の2020年以降は、DX（デジタルトランスフォーメーション）が大いに注目され、経済産業省もその定義を下記のように定めています。

「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」

経済産業省

「社内で上長の印鑑が必須なので出社しなければならない」「クライアントとの契約では捺印は常識なので訪問せざるを得ない」「役所に提出する書類に捺印をしないことはありえない」等など利用は様々ですが、物理的なハンコが人を動かしていることは確かです。

そこで急浮上してきたのが、DXによる業務の効率化ともいえる、インターネット・クラウド上で印鑑を押す、契約書を交わす電子印鑑・電子契約システムです。今回は、電子印鑑について解説します。

電子署名・印鑑の法的な効力は問題ない？

従来の紙のよる契約は、双方の合意内容を書面に印鑑を押印し、取り交わして残すことで成立していました。

電子契約でも同様の証拠能力を保持していることが必要ですので、電子署名法第3条により、電子署名がなされた電子契約は押印した（紙の）契約書と同様の効力が認められることとなっています。

お悩みさん

でも電子データは書き換えが簡単にできるので、不安で・・・

完全性を証明するために、誰が作成したかを証明する電子署名と、いつ作成したかを証明するタイムスタンプがあります。様々な技術を組み合わせて、完全性を保持するような仕組みが考えられていますよ。

ハンコから電子印鑑導入を検討している企業には、電子印鑑・電子契約サービスを行っているGMOインターネットグループのサービス「GMO電子印鑑Agree」があります

解説です

GMO電子印鑑Agreeとは？

東証プライム市場（旧一部）企業のGMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が運営する電子印鑑サービス「GMO電子印鑑Agree」では、紙の契約書で言うところの「実印」と「契約印」に相当する２つの電子契約、電子署名とサインを採用、法的効力のある電子契約サービスを提供しています。

契約印に相当する「電子サイン」での契約は、これから電子契約を始める企業や導入を検討している企業に適しています。
さらに法的効力の強い実印に相当する「電子署名」での契約では、第三機関である電子認証局により厳格に本人確認・発行された電子証明書によって本人性を担保でき、さらに「電子サイン」も利用可能です。より高い証拠力が必要となる契約締結に対応しています。

レベルに合わせた電子契約システムの導入で、ビジネスをスムーズに進めながらハンコから移動を伴わない電子印鑑への移行が行えます。

ハンコを電子印鑑に置き換えるとどんなメリットがある？

実際に行動を伴うハンコを電子印鑑に変更したとして、どのようなメリットがあるでしょうか？実は、下記に列記する様々な長所があります。

さらに、GMO電子印鑑Agreeでは署名者の本人性を担保する方式として 「電子サイン」と「電子署名」の2つの署名タイプが使えるので、 あらゆる文書で利用できます。

電子印鑑・契約にはいろんなメリットがあることが分かりましたね。ハンコに染まっていると気づかない“無駄”を放っておいたことに驚かされます

もっと詳しく

利用に当たって価格・コストはどうなる？

契約内容ごとの料金表

電子サインを試しに利用したい方向けの「お試しフリー」、電子署名によるガバナンスを強化したい企業向けの「実印＆契約印プラン（電子署名＆電子サイン）」の２つがあります。

＊料金は税込表示

プランの年間契約で、例えば印紙代・輸送費・封筒・作業コストなど約80%近いコストを削減できる可能性もあります。さらに移動に伴うウイルス感染を避ける「安全」という金額には表せないメリットは見落とせないポイントです

注目です

商業・法人登記のオンライン申請もできる

ハンコの習慣が最も根づいていると思われる“役所”でも、少しづつ電子署名・印鑑が対応するように変わってきています。
法人設立や本店移動など提出する商業・法人登記において、改ざんされていないかを証明する電子証明書に、GMOグローバルサイン発行の電子証明書が加わったことでオンライン申請が可能になりました。

GMO電子印鑑Agreeで商業・法人登記のオンライン申請が可能に

GMOクラウドは6月15日から、電子契約サービス「GMO電子印鑑Agree」において、商業・法人登記のオンライン申請が利用可能になったと発表。

Yahoo!ニュース

コロナに感染するリスクを低くするために、ハンコを文化として残すべきところと、機能として電子印鑑を活用する部分を明確に分ける流れは始まったばかりです

解説です

まとめ

印鑑を押すために、あるいは押してもらうために会社に出社することは、もはや時間のロスだけではなく、感染リスクを抑えるセキュリティ対策にもなりつつあります。
電子印鑑を採用することで会社全体の安全性を高め、ウィズ・コロナ時代にビジネスを続けていく重要な選択肢になりえますので、慎重に検討してみてはいかがでしょう。

記事作成者プロフィール

佃　直毅ITサポート/コンテンツプロデュース

株式会社ストレン 代表取締役社長
MCP,2級知的財産管理技能士
おすすめ情報サイト「マイベスト」レンタルサーバー・ドメイン監修

当サイトでは、ホスティングビジネスの経験を踏まえ、ユーザー視点でレンタルサーバーやドメイン販売サービス・WordPressテンプレートの評価をし、これから始めたい・切り替えたい方の立場に立った記事・比較情報をお届けします。

【仕事略歴】早稲田大商卒。東証一部精密機器メーカー、レコード会社を経て独立後、2001年に動画配信（ストリーミングサーバー）レンタルサービス「ストレン」を立ち上げ、マイクロソフト認定パートナーとしてサーバー構築・運用からPRまで全般に携わる。2015年、東証グロース上場企業・お客様と合意のもと、上場企業サービスへ移行していただき同ビジネス終了、以降はITサポート・コンサルティングとして企業の支援に。

【趣味】プロ野球/MLBなどスポーツ、映画・音楽好き（主に洋楽）

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