3:サークルスクエアに招待する方法・運用など～地域活性化に役立つ無料グループウェア～

地域やコミュニティ活動などに役立つ情報共有できる無料のグループウェア「サークルスクエア」とは何か？新規登録方法など説明してきましたが、今回は登録ユーザーを招待する方法と、運用者が掲示板作成やイベントスケジュールの出欠を取る方法などを解説します。

メンバー招待からユーザー登録までの流れ

招待する３つの方法とは？

メンバー招待には大きく分けて３つあります。

１つ目は、招待したい方のメールアドレスを知っている場合は、管理画面から招待メールを送ります。 受け取ったユーザー側は、メールの中に書かれているアドレスをクリックし登録すれば、招待が完了します。

２つ目は、招待URLを送付する方法です。 このアドレスからアクセスすると、登録ページが表示されます。

３つ目は、QRコードを読み込んでもらう方法です。

招待されたユーザー側から見た流れ

仮登録から登録完了まで

次に招待を受けたユーザー側からみた流れです。招待メールが送られてきます。

メール内にあるＵＲＬをクリックします。

新規登録ページにアクセスしますので氏名など必要事項を入力して、間違いがなければ「登録」をタップしてください。

これで仮登録が完了です。
「メンバー登録を完了してサークルスクエアを利用開始する」をタップします。

これで登録完了です。「ログインする」をタップしてサービスを利用開始です。

メールが送られてきますので、ログイン用のID・パスワードを保存しましょう。 再ログイン時に必要になります。

ログイン後の設定・操作

スマートフォンでログインした後の画面表示です。「タイムラインを表示」で、時系列に情報が更新・表示されます。

画面トップのボタンをタップすると各種サービスが表示されます。

例えば「掲示板」をタップすると、掲示板一覧が表示されます。

また「名簿」をタップすると登録しているユーザーの検索画面が表示されます。「検索」をタップします。

登録メンバーが表示されますので、探したい人を見つけましょう。

初期画面の設定

スマートフォンのトップページを見やすくするために設定変更します。

よく使う機能をすぐ見られるように表示します。 「エリア分け表示」内の「設定する」ボタンをタップします。

トップページ設定変更画面内の「利用しない」をタップします。

トップページに表示したい機能を選べます。（最大４つまで）
ここでは掲示板を選びます。

同じく次の「利用しない」をタップ「スケジュール」を選択。「変更」をタップします。

これで設定完了です。

トップページの「エリア分け表示」で、先ほど選んだ掲示板とスケジュールが表示されています。

管理者用作業

掲示板新規作成

次に、管理者が新しく掲示板を作っていきます。
パソコン用管理画面の「掲示板」をクリックし、「＋新規作成」を開きます。

掲示板名、説明を入力し、「作成」をクリックします。

掲示板ができました。登録者は自由に投稿ができます。

これでコミュニケーションをとっていきましょう。

スケジュールにイベントを作成して出欠をとる

登録者にスケジュール上のイベント予定を確認してもらい、出欠をとる設定です。

「スケジュール」をクリックし、スケジュールを表示、イベントを設定したい日にちを選択します。

イベントを記入します。また、「WEB上で出欠をとる」にチェックを入れて「作成」をクリックします。

イベントが作成できました。
メンバーに出欠リクエストを送ったり、メールすることもできます。

それでは、メンバーに出欠リクエストを送ってみます。

登録者管理画面にリクエストが届いています。リクエストをクリックします。

出欠確認画面が表示されますので、参加・不参加・未定を選びコメントを書いて「入力」をクリック。

参加が１名になり、出欠メモも表示されています。もし、予定が変更になったら「出欠」→「変更する」で、欠席・未定に変更できます。

「スケジュール」をクリックし、カレンダーにイベントが追加されていることを確認しましょう。

以上、各機能を検証して利用検討をおすすめください。

まとめ

３回に渡り、１：サークルスクエアとは何か？２：登録方法、そして３：新規ユーザーへの招待や掲示板などの作成方法を説明いたしました。

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無料で使えて、パソコン・スマホ・ガラケーでも参加できるサークルスクエアは、地域のコミュニティ活用やNPO・スクールなどビジネスでも情報共有することができる便利ツールです。予算を抑えてスケジュール管理したい、あるいは災害発生時などに登録メンバーに通知するなど、防災時にも活用が見込まれます。

豊かに地域になるよう、無料ツールを上手に活用して、地域の発展に役立ててください。